1. A leveleimet a google kezeli, saját domainről. IMAP -on keresztül érem el őket a Mac Mail alkalmazásával. Ez a leggyakrabban és legtöbbet használt tárolóm.
2. A referencia információk és hosszabb, később is hasznosítható információkat egy Evernote nevű alkalmazásba mentem (minden eszközön elérhető, mindenben keres – pdfekben és képekben is, gyors, szinkronizálódik) – Miért kell ez? mert nem minden információ jön emailen
3. Munkaállományok, nem szöveges állományok, munkaállományok amik fontosak lehetne referenciaként vagy sablonként dropboxba kerülnek. – Miért kell ez?  Mert vannak állományok amiket én készítek, másoktól kapok de soha nem fogom őket elküldeni másnak. Munkaállományok, részeredmények, változatlan formában megőrzendő állományok, tömörítmények általában. Emailben nem hatékony tárolni őket, mert a postafiókok mérete határos, valamint emailben a csatolmányok tartalomra nem kereshetőek (és helypazarlóan 7bitesre kódolva közlekednek).
4. Feladataim, határidő nélküli ügyeim jelenleg Remember the milk (RTM) –ben vannak tárolva. Ez az az eszköz ami legjobban bevált (gyorsbillentyűi és rugalmassága miatt), de ezt tudnám a legkönnyebben lecserélni. Az RTM -ben csinálom a heti tervezést, van Week és NextWeek címkém, ezeket egy gombnyomással tudom hét elején osztogatni és smart folderben látom a heti elvégzendőket, valamint válthatok privát és munka szinteket tetszőlegesen. A határidős RTM feladatok a naptárban is láthatóak és onnan is kezelhetőek, felvihetőek, lezárhatóak. Munkaügyekben a Jira ki tudná váltani az RTM -et.
5. Határidős, előre látható méretű feladatok, találkozók és munkák a google naptárba kerülnek. Naptárral kapcsolatban fontos számomra hogy minden eszközön elérhető legyen, legyen kereshető és gyors. Van egy külön naptáram azokra az eseményekre, amikről jó ha tudom mikor vannak, de nem feltétlenül kell jelen lennem rajtuk (pl. sprint planningek, kollégák megbeszélései). Ezen felül van még a privát naptáram google -ben és egy privát terv naptáram az olyan eseményekre, amik még nem fixálódtak, de már körvonalazódnak. A privát címtáramban lévő naptár eseményekre van egy harmadik privát naptáram, ebben az ismerőseim születésnapjai láthatóak. Mivel össze lehet kapcsolni a Google naptárakat, egyszerre látom a privát és munka eseményeket, és egy kattintással ki tudom kapcsolni egyik vagy másik réteget (pl. ha csak a munkára fókuszálok). A naptárt használom időpont értesítésre is, vagyis arra hogy a telefonom értesítsen időben egy egy értesítés előtt. (Ezt az iPhone alapból tudja, más telefonok esetén pedig be lehet állítani ingyenes SMS értesítőt). Naptárba be szoktam foglalni magamnak nem másokkal egyeztetett idő blokkokat is, amikre utólag írom be mire is töltöttem (az aktuálisan legfontosabb munka).
6. Linkeket jelenleg két helyen tárolok. Az olvasnivalókat Instapaper -be mentem el egy gombnyomással, ez is szinkroinizálódik és olvasható telefonon is. Az olyan linkek, amik később is kellhetnek és nem olvasmányok, aDelicio.us -ba kerülnek felcímkézve.
7. Nem tároló, de fontos munkaeszköz még a Skype, ezt arra használom, hogy ha nincs elég időm személyesen megbeszélni, megkérdezek egy két információt a kollégáktól, vagy szólok nekik hogy jöjjenek át (kevésbé zavaró másoknak mint a telefon). Ugyancsak hasznos eszköz a Skype, ha egy nagyobb file -t szeretnék küldeni, mivel mindig megkeresi a legrövidebb hálózati utat és nincs méret korlátja (pl. egy 1G -s filet a belső hálón pár perc alatt át lehet vele küldeni).

GTD folyamatom

1. Min. 2 óránként átnézem a beeső új levelek listáját és szortírozom a leveleket a megfelelő tárolóba.
2. Naponta átnézem az Inboxban lévő egyéb leveleket hogy lezárhatóak -e.
3. A kisebb emailben érkezett feladatokat igyekszem azonnal megoldani vagy megválaszolni. Ha úgy tűnik több mint 5 percet venne igénybe, nem projekt és nem delegálható, akkor marad az inboxban addig míg le nem zárom.
4. Ha delegálhatom, akkor küldöm is tovább, és rakok rá egy flag -et
5. Ha projekt, akkor megy a RTM -be, ha van konkrét lépés amit megtehetek, akkor az a naptárban is megjelenő konkrét feladatként látszik (a naptárban el kell helyezni egy egy üres blokkba)
6. Ha csatolmány érkezik, az megy vagy az Evernote -ba (később is hasznos kereshető infó) vagy a Dropboxba. A linkek a link tárolókba.
7. A párbeszédeket nem ürítem az inbox -ból, amíg le nincsenek zárva.